Locatie gevonden? Check! Taart geregeld? Check! Als de voorbereidingen voor de bruiloft in volle gang zijn, zul je erachter komen dat je ook al ver van tevoren bezig bent met de tijdsplanning voor de dag zelf. De fotograaf wil graag weten hoe laat hij ’s ochtends aanwezig moet zijn en iemand van de gasten wil graag weten of er tijdens de receptie tijd is om de kids op te halen. De hoogste tijd om te beginnen aan de dagplanning! Maar hoe begin je? En waar moet je rekening mee houden? Met onderstaande tips helpen we je vast een beetje op weg.
Begin bij het begin
Om te beginnen maak je een lijst met alle onderdelen en gebeurtenissen van de bruiloft op de juiste volgorde. Neem hier ook de voorbereidingen in mee, zoals haar en make-up, aankleden, de First Look enzovoorts. Check vervolgens bij de betrokken mensen hoe lang ze voor hun werk nodig hebben. Hoe lang doet de visagist bijvoorbeeld over je make-up en heb je flink de tijd nodig om je jurk aan te doen of is dat binnen een paar minuutjes voor elkaar?
Zodra je dat weet, begin je met het invullen van het tijdstip van de ceremonie. Die tijd staat namelijk vast en is dus een mooi uitgangspunt voor de rest van de planning. Je lijstje zou er nu bijvoorbeeld als volgt uit kunnen zien:
..:.. haar en make-up bruid
..:.. aankleden
bruid
..:.. aankleden
bruidegom
..:.. first
look
..:.. fotoshoot
14.00 ceremonie
..:.. taart
en toast
..:.. receptie
..:.. fotoshoot met familie
..:.. diner
..:.. feest
En dan de rest...
Nu is het een kwestie van doorrekenen en terugtellen vanaf de ceremonie. Houd bij de onderdelen voor de ceremonie ook rekening met de reistijd naar de locatie. Plan deze ruim in, zodat je niet in tijdnood komt als het erg druk blijkt te zijn op de weg. Als je weet hoe laat jullie beginnen met de visagie en het aankleden, kunnen jullie dit ook doorgeven aan de fotograaf, zodat die op tijd aanwezig kan zijn om alles vast te leggen.
De ceremonie zelf neemt gemiddeld 45 minuten in beslag. Dat
zou betekenen dat jullie om 14.45 de taart aan kunnen snijden en er getoast kan
worden. Gelukkig hoeven jullie niet de hele taart zelf op te snijden, dus voor
dit onderdeel zit je met 20 minuten tot een half uur goed op de planning.
Daarna rollen jullie mooi door in de receptie.
Houd er tijdens het inplannen van de receptie rekening mee dat alle gasten jullie
willen feliciteren en er misschien ook een aantal gasten zijn die iets willen
doen of zeggen. Maak de receptie dus niet te kort en vraag jullie ceremoniemeester
om in de gaten te houden dat er niet te veel speeches ingepland worden.
Als jullie tijdens of aan het eind van de receptie ook foto’s willen maken met
vrienden en familie, trek hier dan ongeveer 5 minuten per foto voor uit. Om wat
tijd te besparen kunnen jullie vooraf al een lijst maken met welke foto’s
jullie graag willen hebben en deze vast delen met de fotograaf en de
ceremoniemeester.
Ook tijdens het diner gebeurt het vaak dat gasten, of jullie
zelf natuurlijk, gaan speechen. Houd hier rekening mee in de planning en
vergeet dit ook niet door te geven aan de locatie! Zij kunnen hier dan rekening
mee houden bij het uitserveren van het diner.
Een 5-gangendiner duurt natuurlijk een stuk langer dan een lopend buffet. De
kok kan jullie zeker vertellen hoe lang het diner van jullie keuze in beslag
zal nemen!
Na het diner is het tijd voor het feest. Als jullie het
feest houden op een andere locatie, houd dan ook weer rekening met de reistijd.
Bedenk ook hoe jullie het feest willen openen. Als de feestzaal vanaf 20.30
open is en jullie om 21.00 een openingsdans willen doen, is het handig om dit
ook te communiceren naar de gasten zodat ze weten dat ze op tijd aanwezig
moeten zijn.
Probeer om voor jullie zelf een kleine pauze in te plannen tussen de receptie en het diner en tussen het diner en het feest. Zo hebben jullie even wat tijd om op adem te komen en misschien even wat op te frissen.
Tips
Naast de planning van het verloop van de trouwdag zijn er ook nog een hoop ‘organisatorische’ puntjes die opgenomen moeten worden in het draaiboek. Hoe laat worden bijvoorbeeld de bloemen en de taart bezorgd? Vanaf hoe laat kunnen de ruimtes versierd worden en hoe laat kan de DJ beginnen met het opbouwen van zijn spullen? En wie zorgt ervoor dat de planning goed verloopt? Logisch dat jullie daar zelf niet mee bezig willen zijn op jullie bruiloft. Spreek het draaiboek daarom goed door met jullie ceremoniemeester!
Meer tips of hulp nodig? Of liever geen familielid belasten met de taak van ceremoniemeester? Neem dan contact met ons op!
